Seguramente muchos recordaremos una de las innovaciones del entonces presidente Hipólito Mejia, cuando en octubre del 2000, en su gobierno 2000-2004, pretendió establecer en nuestro país el llamado “Horario de Verano”, una práctica que ayuda a disminuir el consumo eléctrico en países donde las cuatro estaciones del año son muy marcadas y el sol juega un papel preponderante, adelantando los relojes una hora en abril y retrasándolos de nuevo una hora en septiembre.

Pues bien, los medios anunciaban a toda la nación atrasar una hora los relojes, con un alcance limitado, ya que no existían redes sociales entonces.

¿Resultados?  Desconcierto total y caos nacional.

A veces las organizaciones (y las personas) no tienen claro que los cambios, por mínimos que sean, deben planificarse desde muchos aspectos y el de la comunicación probablemente sea el más importante. Y es que cuando no nos toman en cuenta, cuando se pasa por alto lo que pensamos o sentimos, reaccionamos negativamente.

Así reaccionó el país ante el cambio de horario del presidente Mejía quien, a ley de un mes, y ante el rechazo de la población, el gobierno tuvo que desistir de la medida. Fiasco total.

A pesar de que no siempre es comprendido el rol de la comunicación, al comunicar adecuadamente el cambio ayudamos a controlar y reducir la incertidumbre o resistencia en las personas que impacta, aumentando la posibilidad de tener aliados y evitando que algunas situaciones, que bien pudieran afectar la operación del negocio o los resultados económicos esperados (entre otros), se salgan de control.

Es aquí donde la planificación de la comunicación sobre los cambios es importante.

¿La clave para empezar?  Abordar adecuadamente las necesidades de la audiencia a impactar con una sobre dosis de empatía, reconociendo los efectos emocionales del cambio y apoyando a los implicados en todo el proceso.

Una vez que sabemos cuáles son nuestras audiencias (internas y externas), determinemos exactamente qué es lo que necesitan saber y así descubrir qué necesitamos comunicar para permitirles navegar con éxito el cambio.

Durante este paso de análisis de audiencias, consideremos la información que cada grupo necesita saber y también sus posibles reacciones emocionales a esa información. Ayudarlos puede requerir que usemos un lenguaje diferente o diferentes enfoques de comunicación. Tal vez necesitemos una llamada telefónica personal en lugar de un correo electrónico. Tal vez un video explicativo del CEO impacte más que el Gerente de Recursos Humanos hablando a un grupo.

Obtener resultados positivos a través de la comunicación comienza con la identificación de objetivos de comunicación específicos que nos permitan identificar lo que queremos que las personas hagan, piensen o sientan después de leer o escuchar nuestros mensajes o informaciones.

Lo importante de escribir objetivos desde la perspectiva de la audiencia, no desde la nuestra, desarrollando para ellas mensajes claros, enfocados y concisos.

En resumen, la comunicación sobre el cambio es importante para una organización porque es la oportunidad que tiene la empresa de controlar la narrativa y establecer el tono en torno a cómo se percibe el cambio; es importante porque hace que los empleados (y seres queridos) se sientan valiosos y apreciados, facilitando la implementación del cambio de la organización con éxito y sin dejar a nadie atrás, teniendo claro que no todos lo ven, ni entienden de la misma manera.

Claro está, la propuesta que lleve al cambio debe ser algo que funcione, que impacte, que permita un objetivo medible y razonable.  

¡Jamás algo descabellado como que las 3:00 p.m. serán las 2:00 p.m. …por un mes!