Las pequeñas empresas la tienen difícil. Son particularmente vulnerables al fraude porque carecen de los recursos para implementar sistemas completos de controles internos y segregar adecuadamente las tareas contables entre su limitado personal. Sin embargo, las pequeñas empresas no tienen que estar plagadas de fraude. Aquí hay algunas opciones de prevención viables.

José y su hermano, Juan, propietarios y operadores de Acme Tractores durante 30 años, estaban cerca de la jubilación. Un banco había financiado continuamente a Acme.  Las esposas de los propietarios, Rocío y Julia, compartían las tareas contables en la empresa. Rocío aprobaría las facturas, Julia preparaba los cheques y Juan o José los firmaban.

Rocío y Julia se retiraron del negocio, y Carlos, el hijo de José, asumió las responsabilidades contables. Carlos había estado trabajando en varios puestos en el negocio desde la escuela secundaria. Ahora los hermanos le confiaron todos los aspectos de la contabilidad: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, planillas y todas las conciliaciones bancarias. Le dieron la capacidad de firmar cheques y una tarjeta de crédito comercial.

Poco después de convertirse en el contador, Carlos se casó y comenzó una familia. A medida que aumentaban sus gastos mensuales personales, le resultaba difícil mantener el estilo de vida que había conocido cuando estaba soltero y vivía con sus padres.

El esquema de fraude comenzó simple. Al principio, Carlos comenzó a usar incorrectamente su tarjeta de negocios para pequeños gastos personales, como gasolina y comidas. Después de varios meses, sus gastos personales aumentaron, incluyendo los gastos por llevar a su esposa e hijos a restaurantes finos, ropa para él y su familia, e incluso productos electrónicos de alta gama. Nadie en Acme notó el aumento continuo en los gastos personales porque Carlos controlaba el pago de las tarjetas de crédito.

Las actividades fraudulentas de Carlos se expandieron. Comenzó a malversar fondos de planillas. Debido a que era gerente, no tuvo que usar el reloj de marcación y comenzó a pagarse a sí mismo horas extras falsas.  También “compraría” sus vacaciones en lugar de tomarlas, a pesar de que tomó todas sus vacaciones.

Luego comenzó a escribir cheques pagaderos a sí mismo, pero escribía el nombre de un proveedor regular en cada talón de los cheques y lo ingresaba a mano en el sistema. Cuando los estados bancarios llegaban cada mes, Carlos alteraba las imágenes de los cheques en los estados de cuenta para que coincidieran con los proveedores en los talonarios y en el sistema. Luego ocultaba la evidencia de los cheques fraudulentos que había cobrado fotocopiando las páginas alteradas de los estados de cuenta bancarios y triturando los estados de cuenta originales.

El “Ingenioso” de Carlos aún no había terminado. Abrió una nueva tarjeta de crédito empresarial para su uso personal. Ahora era fácil para él hacer electrónicamente giros bancarios para pagar los estados de cuenta mensuales de la tarjeta de crédito de la empresa y luego escribir cheques de la compañía para pagar su tarjeta personal. Si alguien revisaba los talonarios de la chequera, solo parecería que se había pagado una factura de la tarjeta de crédito cada mes. Carlos podría cargar la tarjeta de crédito de la compañía sus gastos personales y cargar compras adicionales a esta nueva tarjeta de crédito. Utilizó fondos de la compañía para pagar ambas tarjetas.

Algunos estafadores racionalizan sus robos como préstamos "temporales" que pagarán más tarde. Carlos ejecutó sus fraudes sin ninguna intención de devolver el dinero. Robo a la compañía durante 2 años y medio y sus “gastos” fueron lo suficientemente grandes como para crear problemas de flujo de efectivo de la compañía.

Uno de los primos de Carlos descubrió accidentalmente los crímenes en diciembre de 2020 cuando estaba buscando en el sistema bancario en línea de la empresa un cheque cancelado y descubrió que varios cheques en un mes habían sido pagados y firmados por Carlos.

La gerencia no contactó a la policía ni contrató a un contador externo. Durante su investigación interna, la familia determinó que había perdido al menos $ 90,000 (aunque probablemente fue un poco más que eso). Los miembros de la familia confrontaron a Carlos. Este confesó y explicó cómo había robado el dinero. El negocio lo despidió después de que firmó un acuerdo de restitución, que estipulaba que la familia no procesaría.

Antes de descubrir los crímenes de Carlos, José y Juan habían atribuido los problemas de flujo de efectivo a una recesión en la economía. Y Carlos, por supuesto, estuvo de acuerdo. Los hermanos tuvieron que despedir empleados y recortar o reducir los beneficios de los empleados tanto para la familia como para los no familiares. La compañía aún no se ha recuperado de los esquemas de fraude de Carlos. Las pequeñas empresas son particularmente vulnerables al fraude porque carecen de los recursos para implementar sistemas completos de controles internos y segregar adecuadamente las tareas contables entre su personal limitado. Por lo tanto, el personal de contabilidad puede tener la tarea de funciones laborales completamente inapropiadas que brindan oportunidades fáciles para cometer fraudes financieros. Además, las culturas empresariales de las pequeñas empresas se desarrollan en torno al concepto de una "familia de confianza" de empleados. En consecuencia, colocar a los empleados de confianza en puestos sin los controles internos adecuados no parece ser una decisión irracional para los gerentes de una empresa "familiar".

Según el Informe a las Naciones de ACFE, las pérdidas promedio estimadas para las organizaciones pequeñas, aquellas con menos de 100 empleados, que experimentaron un fraude fueron de $ 147,000. El informe indicó que las organizaciones pequeñas son las víctimas más comunes en los casos de fraude con un 31.8 por ciento, la tasa más alta de cualquier categoría de tamaño de negocio. (Por ejemplo, las organizaciones con 100 a 999 empleados tenían una frecuencia de incidentes de fraude del 19.5 por ciento; 1,000 a 9,999, 28.1 por ciento; y más de 10,000, 20.6 por ciento).

Los cinco esquemas de fraude más comunes para las organizaciones con menos de 100 empleados en el informe de ACFE fueron: fraude de facturación, corrupción, manipulación de cheques, robo y fraude de reembolso de gastos. Los esquemas de corrupción se ocupan de delitos como el soborno, las propinas ilegales y los acuerdos de soborno. El mayor número de perpetradores en todo el estudio, 41.5 por ciento, había estado con la organización entre uno y cinco años, la mayoría de ellos tenían un título universitario y trabajaban en el área de contabilidad.


LOS EMPLEADOS DE CONFIANZA

Los empleados ladrones normalmente no encajan en el perfil esteriotipado del criminal professional. A menudo están en buen estado, han trabajado con una compañía en promedio de cuatro a cinco años y nueve de cada 10 de ellos son delincuentes por primera vez.

Aproximadamente el 87 por ciento de los estafadores ocupacionales estudiados en el Reporte a las Naciones de ACFE nunca habían sido acusados o condenados por un delito relacionado con el fraude, y el 84 por ciento nunca habían sido castigados o despedidos por un empleador por conducta relacionada con el fraude. En consecuencia, el empleado más confiable, que tiene fácil acceso a los fondos y nunca ha robado nada, puede ceder a la abrumadora tentación de tomar los recursos de la empresa cuando se enfrenta a un estrés financiero personal. El conocido triángulo de fraude de Donald R. Cressey destaca factores como el estrés personal (lo que él llamó "necesidad financiera percibida no compartible" o presión) que contribuyen a la implementación de un esquema de fraude.

Otros empleados están motivados porque creen que tienen derecho a una mayor compensación financiera. También racionalizan que solo pedirán prestado el dinero "temporalmente" y lo devolverán más tarde. El motivo, la racionalización y la oportunidad trabajan en combinación para aumentar el potencial de fraude de los empleados en cualquier organización. En muchas pequeñas empresas, la razón principal por la que los estafadores pueden cometer sus delitos es porque la gerencia confía mucho en ellos; son miembros de la familia o amigos de toda la vida, o tienen registros de trabajo comprobados y años de servicio.

 Ese alto nivel de confianza permite a los estafadores ocultar sus actividades. Incluso cuando los dueños de negocios encuentran un comportamiento sospechoso, a menudo creen que es inconcebible que los empleados violen estas relaciones de confianza. Entonces, en consecuencia, dudan en investigar, lo que resulta en fraudes mucho más grandes.